Audyt językowy w firmie: od czego zaczyna się dobre szkolenie zespołu

Dlaczego kurs kupiony „w ciemno” rzadko działa

Scenariusz, który znamy z wielu rozmów z firmami, wygląda podobnie: dział kadr zamawia „angielski dla pracowników”, powstają dwie grupy — „początkująca” i „zaawansowana” — a po trzech miesiącach połowa osób przestaje przychodzić. Nie dlatego, że lektor był słaby albo ludzie leniwi. Dlatego, że w jednej grupie siedziała osoba, która swobodnie prowadzi rozmowy telefoniczne z klientami, obok kogoś, kto dopiero składa pierwsze zdania.

Różnica jednego poziomu CEFR to w praktyce 120–200 godzin nauki. Jeśli w grupie spotykają się osoby oddalone o dwa poziomy, nie da się poprowadzić zajęć, które będą wartościowe dla wszystkich — ktoś zawsze się nudzi albo tonie. Audyt językowy istnieje po to, żeby do takiej sytuacji w ogóle nie doszło.

Czym jest audyt językowy

Audyt językowy to uporządkowane badanie kompetencji językowych zespołu przed rozpoczęciem szkolenia. Dobrze przeprowadzony składa się z trzech elementów, które wzajemnie się uzupełniają.

Jedna uwaga praktyczna, zanim przejdziemy do szczegółów: audyt to nie egzamin i warto to wyraźnie zakomunikować zespołowi. Nikt nie „oblewa” audytu i nikt nie jest oceniany jako pracownik — sprawdzamy wyłącznie punkt startu, żeby dobrać grupę i program do rzeczywistych umiejętności. Firmy, które przedstawiają audyt właśnie w ten sposób, dostają rzetelne wyniki; tam, gdzie ludzie boją się konsekwencji, część osób celowo zaniża albo zawyża swój poziom i cała diagnoza traci sens.

1. Test poziomujący

Pisemny test sprawdza gramatykę, słownictwo i rozumienie tekstu, a wynik odnosi do skali CEFR (A1–C2). To szybki i obiektywny punkt wyjścia — każdy pracownik rozwiązuje go samodzielnie, zwykle w 20–30 minut, stacjonarnie lub przez internet. Taki sam bezpłatny test poziomujący udostępniamy zresztą każdemu, kto chce sprawdzić swój poziom na własną rękę.

2. Rozmowa próbna z lektorem

Sam test to za mało, bo mierzy głównie wiedzę bierną. Wiele osób ma solidną gramatykę „na papierze”, a blokuje się przy pierwszym pytaniu zadanym na głos — i odwrotnie: ktoś mówi płynnie, choć w teście wypada przeciętnie. Dlatego drugim krokiem jest krótka rozmowa z lektorem (10–15 minut), podczas której oceniamy płynność, wymowę, zasób słownictwa w użyciu i pewność siebie. Dopiero zestawienie testu z rozmową daje wiarygodny obraz poziomu.

3. Analiza potrzeb stanowiskowych

Trzeci element bywa pomijany, a jest najważniejszy z perspektywy pracodawcy. Pytamy — pracowników i ich przełożonych — do czego język jest faktycznie potrzebny na danym stanowisku. Księgowa, która raz w miesiącu pisze wiadomość do zagranicznego kontrahenta, potrzebuje czegoś innego niż handlowiec prowadzący negocjacje przez telefon, a jeszcze czegoś innego inżynier czytający dokumentację techniczną. Analiza potrzeb pozwala potem zbudować program zajęć wokół realnych sytuacji zawodowych, a nie podręcznikowych dialogów o pogodzie.

Co dostaje zarząd: mapa poziomów i rekomendacja grup

Wynikiem audytu nie jest stos pojedynczych testów, tylko zwięzły raport dla osoby decyzyjnej. Zawiera on przede wszystkim mapę poziomów — zestawienie, kto w zespole reprezentuje jaki poziom CEFR, z rozbiciem na kompetencje pisemne i ustne. Dla zarządu to często pierwsza okazja, żeby zobaczyć czarno na białym, jak wygląda zaplecze językowe firmy.

Żeby raport był czytelny także dla osób, które ze skalą CEFR nie pracują na co dzień, poziomy tłumaczymy na język praktyki zawodowej:

Drugą częścią raportu jest rekomendacja podziału na grupy: ile grup utworzyć, w jakim składzie, na jakim poziomie i z jakim profilem tematycznym. Trzymamy się przy tym zasady, że grupa szkoleniowa liczy 5–10 osób o zbliżonym poziomie — to przedział, w którym każdy uczestnik regularnie mówi na zajęciach, a lektor jest w stanie pracować z każdym indywidualnie. Osobom, których poziom lub potrzeby wyraźnie odstają od reszty zespołu (na przykład członkom zarządu przygotowującym się do konkretnych rozmów), rekomendujemy zajęcia indywidualne zamiast dopychania ich do grupy na siłę.

Raport wskazuje też sytuacje szczególne: pracowników, którym do awansu brakuje niewiele i warto rozważyć dla nich egzamin certyfikacyjny dokumentujący poziom, albo działy, w których sensowniejszy od angielskiego będzie inny język — prowadzimy szkolenia z sześciu: angielskiego, niemieckiego, hiszpańskiego, francuskiego, włoskiego i rosyjskiego.

Co audyt daje pracodawcy w praktyce

Korzyści z audytu wykraczają poza samo ułożenie grup:

• Budżet wydany celnie. Firma płaci za szkolenie osób, które go potrzebują, w formie, która ma szansę zadziałać — zamiast finansować zajęcia „dla wszystkich”, z których część osób nic nie wynosi.
• Mierzalny punkt odniesienia. Mapa poziomów z audytu to stan początkowy. Po roku szkolenia można ją zestawić z ponownym pomiarem i pokazać zarządowi konkretny postęp, a nie ogólne wrażenia.
• Argument przy dofinansowaniu. Przy szkoleniach finansowanych ze środków publicznych (np. przez BUR lub KFS) diagnoza potrzeb i udokumentowany poziom wyjściowy porządkują wniosek — więcej o tych możliwościach piszemy na stronie o bonach szkoleniowych.
• Mniejsza rotacja w grupach. Ludzie nie rezygnują z zajęć, na których czują, że się rozwijają. Dobrze dobrana grupa to najskuteczniejsza profilaktyka pustych krzeseł w trzecim miesiącu kursu.
• Wiedza przydatna poza szkoleniem. Mapa poziomów bywa dla firm zaskakująco użyteczna przy planowaniu zadań: kto może pojechać na targi, kto obsłuży zagranicznego audytora, komu powierzyć korespondencję z nowym kontrahentem.

Jak często powtarzać audyt

Audyt nie jest badaniem jednorazowym. W praktyce sprawdzają się trzy rytmy:

Pełny audyt przed startem współpracy — zawsze, bez wyjątków. To fundament podziału na grupy i programu zajęć.

Pomiar postępów co 12 miesięcy. Rok systematycznych zajęć (zwykle 2×90 minut tygodniowo) to realny horyzont, w którym widać przejście na wyższy poziom lub wyraźny postęp w jego obrębie — pisaliśmy o tych proporcjach szerzej w artykule o tym, ile trwa nauka języka od zera. Coroczny pomiar pozwala też na bieżąco przetasować grupy, gdy ktoś rozwija się szybciej niż reszta.

Audyt uzupełniający przy zmianach w zespole. Nowi pracownicy dołączający do szkolenia powinni przejść test i rozmowę przed przydziałem do grupy — dopisanie kogoś „na wyczucie” potrafi zepsuć dynamikę zajęć, która budowała się miesiącami.

Warto też wrócić do analizy potrzeb, gdy firma zmienia profil działania: wchodzi na nowy rynek, przejmuje obsługę klientów z innego kraju, otwiera dział eksportu. Poziomy pracowników pozostają wtedy te same, ale cele szkolenia mogą się zmienić zasadniczo — i program zajęć powinien za tym nadążyć.

Ile to kosztuje i jak wygląda organizacyjnie

W English Colours audyt językowy przeprowadzamy bezpłatnie przy starcie współpracy szkoleniowej — traktujemy go jako niezbędny pierwszy etap, a nie dodatkową usługę. Organizacyjnie jest to niewielkie obciążenie dla firmy: test pracownicy rozwiązują w dogodnym momencie, a rozmowy próbne umawiamy w blokach, tak żeby nie dezorganizować dnia pracy. Całość — od pierwszego testu do raportu z rekomendacją grup — zamyka się zwykle w dwóch, trzech tygodniach, zależnie od wielkości zespołu.

Same szkolenia prowadzimy stacjonarnie w Białymstoku i online (na żywo) w całej Polsce, więc rozproszenie zespołu po kilku lokalizacjach nie jest przeszkodą. Szczegóły oferty dla firm — formy zajęć, języki, sposób rozliczeń — znajdziesz na stronie szkoleń językowych dla firm.

Jeśli planujesz szkolenie zespołu i chcesz zacząć od rzetelnej diagnozy, napisz do nas lub zadzwoń do sekretariatu: 85 869 15 05. Opowiedz, ile osób liczy zespół i do czego język jest potrzebny — resztę poprowadzimy krok po kroku.