Niemiecki w dziale handlowym: język, który otwiera zamówienia zza Odry

Dlaczego angielski nie wystarcza, skoro „wszyscy go znają"?

Na pierwszą wymianę wiadomości angielski zwykle wystarczy - niemieccy handlowcy posługują się nim sprawnie i żadna rozmowa nie zakończy się z powodu bariery językowej. Problem zaczyna się dalej, tam gdzie rozstrzyga się, czy z pierwszego zamówienia zrobi się stała współpraca. Handel z krajami DACH opiera się na relacjach: na zaufaniu budowanym latami, na rozmowach przy stoisku targowym, na telefonie „tylko na chwilę", który w praktyce decyduje o kolejnej dostawie.

W takich rozmowach język ma ogromne znaczenie. Kontrahent, który może mówić po niemiecku - swobodnie, precyzyjnie, bez wysiłku tłumaczenia myśli na angielski - mówi więcej i chętniej. A im więcej mówi, tym więcej dowiaduje się Państwa handlowiec: o planach zakupowych, o zastrzeżeniach do konkurencji, o tym, co naprawdę przesądzi o wyborze dostawcy.

Warto też pamiętać, że poza wielkimi koncernami niemiecka gospodarka to tysiące firm rodzinnych średniej wielkości, często z mniejszych miejscowości. Tam decydenci - właściciele, kierownicy zakupów, technolodzy - bywają dużo pewniejsi w rodzimym języku, a rozmowa po niemiecku od razu ustawia Państwa firmę w roli partnera, nie kolejnego zagranicznego oferenta.

Nie chodzi więc o to, by porzucić angielski. Chodzi o to, że niemiecki w dziale handlowym to przewaga, której konkurencja z reguły nie ma - a którą da się zbudować w przewidywalnym czasie i za przewidywalne pieniądze. Dla firmy planującej eksport na rynki DACH to inwestycja tego samego rodzaju co udział w targach: nie zwraca się po tygodniu, ale systematycznie poszerza grono klientów, do których w ogóle da się dotrzeć.

Czego naprawdę potrzebuje handlowiec: język ofert, negocjacji i reklamacji

Dobra wiadomość: dział handlowy nie musi znać całego języka niemieckiego. Musi znać ten jego wycinek, w którym toczy się sprzedaż. W praktyce program szkolenia pod eksport obejmuje kilka powtarzalnych obszarów:

• Zapytania i oferty - odpowiedź na zapytanie ofertowe (Anfrage), przygotowanie i omówienie oferty (Angebot), opis produktu, warunki dostawy i płatności, terminy realizacji.
• Rozmowy telefoniczne i pisma - umawianie spotkań, potwierdzanie ustaleń, uprzejme przypomnienia o płatności, styl niemieckiej korespondencji firmowej, który jest bardziej sformalizowany niż polski.
• Negocjacje - mówienie o cenie, rabatach i wolumenach, odpieranie zastrzeżeń, proponowanie rozwiązań pośrednich; do tego niemieckie zwyczaje negocjacyjne: punktualność, trzymanie się ustaleń, niechęć do przesadnych obietnic.
• Reklamacje i sytuacje trudne - przyjęcie zgłoszenia wady (Reklamation, Mängelrüge), przeproszenie bez podważania pozycji firmy, opisanie działań naprawczych. To rozmowy, w których precyzja językowa dosłownie przekłada się na pieniądze i na to, czy klient zostanie.
• Targi i wizyty - przedstawienie firmy i produktu, rozmowa wstępna przy stoisku, oprowadzenie gościa po zakładzie, wspólny obiad i rozmowa o tematach spoza pracy.

Program szkolenia handlowców pod eksport układa się na materiałach z życia firmy: prawdziwych ofertach, korespondencji i katalogach produktów. Dzięki temu kursanci od pierwszych tygodni ćwiczą zdania, które wypowiedzą naprawdę - a nie dialogi o wakacjach z podręcznika ogólnego. Tak właśnie budujemy kursy dla firm w English Colours: zaczynamy od analizy tego, z kim i o czym Państwa zespół będzie rozmawiał.

Ile czasu potrzeba? Realne liczby zamiast obietnic

Uczciwie: nikt nie nauczy działu handlowego niemieckiego „w trzy miesiące". Da się jednak dość dokładnie zaplanować, kiedy zespół osiągnie komunikatywność. W skali CEFR przejście o jeden poziom wyżej wymaga zwykle 120-200 godzin kontaktu z językiem, a droga od zera do poziomu B2 to łącznie około 550-700 godzin.

W praktyce rzadko zaczyna się od zera. Wiele osób miało niemiecki w szkole i po teście okazuje się, że startują z poziomu A1/A2 - wtedy do komunikatywności w pracy (solidne B1) wystarcza często 200-300 godzin. Przy dwóch spotkaniach po 90 minut tygodniowo daje to perspektywę około dwóch lat; kurs intensywny albo dodatkowe zajęcia indywidualne dla osób najczęściej dzwoniących do klientów potrafią ten czas wyraźnie skrócić.

Ważne zastrzeżenie: pierwsze efekty biznesowe pojawiają się dużo wcześniej niż „pełny" poziom. Handlowiec, który po pół roku nauki zaczyna rozmowę po niemiecku, wita gościa na targach w jego języku i rozumie sedno pisma od klienta, już zmienia ton relacji - nawet jeśli szczegóły domyka jeszcze po angielsku.

Jak zaplanować szkolenie działu krok po kroku

1. Zmierzcie punkt startu. Zanim padnie jakakolwiek decyzja o grupach, każda osoba rozwiązuje test poziomujący z niemieckiego - 20 minut, wynik w skali CEFR od razu. To ważne, bo w typowym dziale handlowym poziomy bywają bardzo różne.

2. Podzielcie zespół według poziomów, nie stanowisk. Grupa 5-10 osób o zbliżonym poziomie uczy się szybko; grupa, w której obok siebie siedzą osoba początkująca i ktoś po latach pracy z klientem niemieckim, nie służy nikomu. Osobom kluczowym dla eksportu warto dołożyć zajęcia indywidualne.

3. Ustalcie cel na piśmie. Nie „nauczyć się niemieckiego", lecz na przykład: „po dwóch semestrach zespół samodzielnie prowadzi korespondencję ofertową, po czterech - rozmowy telefoniczne o zamówieniach". Taki zapis pozwala co semestr sprawdzić postępy i skorygować program.

4. Wybierzcie formułę zajęć pod kalendarz działu. Prowadzimy kursy stacjonarnie w Białymstoku i online (na żywo) w całej Polsce - także w siedzibie firmy albo w formule mieszanej, gdy część zespołu pracuje zdalnie. Stały termin w kalendarzu pracy (np. dwa razy w tygodniu przed rozpoczęciem dnia) sprawdza się lepiej niż zajęcia „po godzinach", które przegrywają z obowiązkami.

5. Dbajcie o kontakt z językiem między zajęciami. Krótkie zadania na materiałach firmy - przeczytanie pisma od klienta, przygotowanie trzech zdań o nowym produkcie - dają więcej niż długie ćwiczenia gramatyczne. Więcej o samym języku i naszym podejściu do niego znajdą Państwo na stronie kursów niemieckiego.

Dofinansowanie: szkolenie działu nie musi obciążać budżetu w całości

Kursy językowe dla pracowników są objęte publicznym wsparciem i wiele firm z niego korzysta. Dwie główne ścieżki to Baza Usług Rozwojowych (BUR), z której korzystają przede wszystkim mikro-, małe i średnie przedsiębiorstwa, oraz Krajowy Fundusz Szkoleniowy (KFS), obsługiwany przez powiatowe urzędy pracy. Różnią się one sposobem składania wniosków, terminami naborów i tym, kto może z nich skorzystać - szczegółowe porównanie znajdą Państwo w artykule BUR czy KFS - którą ścieżkę wybrać.

English Colours jest zarejestrowana w BUR, więc nasze kursy można rozliczyć w ramach obu ścieżek. Kwoty i zasady wsparcia zmieniają się między naborami, dlatego nie podajemy ich tu na sztywno - aktualne informacje o naborach i wsparciu w poszczególnych regionach zbieramy na stronie bonów szkoleniowych. Tam też opisujemy, jak wygląda cała procedura od wniosku do rozliczenia, a naszym klientom firmowym pomagamy w formalnościach na każdym etapie: od wyboru ścieżki po dokumentację po zakończeniu kursu.

Od czego zacząć jeszcze w tym tygodniu

Plan minimum jest prosty i nie wymaga żadnych decyzji budżetowych. Po pierwsze: poproście zespół o rozwiązanie testu poziomującego - wyniki pokażą, czy budujecie grupy od podstaw, czy odświeżacie szkolną znajomość języka. Po drugie: spiszcie sytuacje, w których niemiecki jest Wam potrzebny najpilniej (oferty? targi? reklamacje?), bo to one wyznaczą program pierwszego semestru. Po trzecie: sprawdźcie, czy Wasza firma może sięgnąć po dofinansowanie - to często zmienia skalę całego przedsięwzięcia.

A jeśli wygodniej ten plan po prostu omówić: napiszcie do nas albo zadzwońcie do sekretariatu (85 869 15 05). Przygotujemy propozycję programu i harmonogramu dopasowaną do rytmu pracy Waszego działu handlowego - bez zobowiązań.